Un notaire ne fonde pas une entreprise comme un artisan ou un commerçant. Il obtient une concession de service public, s’engage sous le regard de l’État et voit sa fiscalité s’organiser autour de cette singularité. Cette différence structurelle pèse lourd quand vient l’heure de déclarer ses revenus, de calculer ses contributions sociales et de jongler avec les taxes. Ce mois-ci, cap sur la fiscalité des notaires et registraires, ces professionnels autonomes dont la charge fiscale mérite plus qu’un simple survol.
Les notaires, parfois appelés officiers publics, exercent des actes d’enregistrement sous l’autorité de l’État. Leur accès à la fonction passe par un appel d’offres public, et leur pouvoir découle explicitement de la loi. L’article 236 de la Constitution et la loi 8.935/1994 fixent cette délégation : le notaire agit au nom de l’État, mais il n’a pas pour autant de personnalité morale propre. Concrètement, bien qu’il dispose d’un CNPJ, il ne peut accomplir d’actes pour son compte personnel, toutes les activités sont strictement rattachées à la personne du notaire titulaire de la concession. Une subtilité à bien saisir pour comprendre le régime fiscal qui s’applique à eux.
Qui sont les notaires ?
La fonction de notaire ne s’improvise pas. Ces professionnels, investis par l’autorité publique, sont chargés des actes authentiques et des opérations d’enregistrement. Leur activité ne relève pas d’une société classique : même dotés d’un CNPJ pour la gestion quotidienne, ils n’ont pas d’existence juridique indépendante. L’ensemble des actes et responsabilités incombe donc à la personne même du notaire, reflet de la concession qui lui a été accordée.
Ce statut particulier explique le traitement fiscal réservé à leur profession. Toute la fiscalité qui concerne les notaires découle directement de cette organisation atypique.
Quels impôts s’appliquent aux notaires ?
Considérés fiscalement comme des indépendants, les notaires supportent l’ensemble des taxes sur leur personne physique. L’imposition ne touche donc pas une entité morale, mais la personne qui détient la concession. Le panel des taxes auxquelles ils sont soumis inclut :
- L’impôt sur le revenu des personnes physiques
- L’ISS (taxe sur les services)
- Les cotisations sociales
Décortiquons maintenant chacune de ces contributions et les particularités qui les accompagnent.
Impôt sur le revenu des particuliers
L’intégralité du chiffre d’affaires du notaire est considérée comme relevant de sa propre personne physique. Selon l’article 38, IV du décret n° 9.580/2018, la fiscalité s’applique donc directement à lui. Les revenus tirés de son activité sont assimilés à ceux d’un professionnel indépendant, soumis à une déclaration mensuelle via le Carnê-Leão (Carnet du Lion), comme le prévoit l’article 118 du même décret.
Ce dispositif impose au notaire, en plus de la déclaration annuelle, d’effectuer une déclaration mensuelle de ses revenus et d’acquitter l’impôt correspondant. Il doit également produire chaque année sa déclaration d’ajustement. L’usage du Carnê-Leão autorise l’utilisation du livre de caisse pour justifier certaines déductions mensuelles, une question détaillée plus loin dans cet article.
Avec ces repères, la fiscalité des notaires n’aura plus rien d’obscur.
L’ISS : la taxe sur les services
La question de l’ISS, ou taxe sur les services, soulève régulièrement des débats chez les notaires. Cette taxe, prévue à l’article 156, III de la Constitution de 1988, autorise les municipalités à prélever un impôt sur toute prestation de service. La loi complémentaire n° 116/2003 est venue préciser quels services sont concernés, y compris ceux des études notariales.
L’article 21.01 de la liste jointe à la loi LC 116/2003 mentionne explicitement les « registres publics, chartorats et notariés » comme activités assujetties à l’ISS. Malgré cette mention, des recours judiciaires ont été engagés pour contester cette application, certains soutenant que la taxe ne devrait viser que les activités privées, pas les missions d’intérêt public.
La Cour suprême (STF) a tranché : même si le service notarial est public, il génère des revenus et manifeste une capacité contributive. L’ISS s’applique donc, à condition que la commune ait intégré la taxe à sa réglementation locale.
Mais un autre point de friction subsiste : la méthode de calcul de cette taxe. Certaines villes taxent selon le prix du service, d’autres appliquent un montant fixe ou une base annuelle. Historiquement, le décret-loi n° 406/1968 prévoyait une taxation forfaitaire pour les professions à caractère personnel, mais la Cour supérieure de justice (STJ) a remis en cause cette approche. Selon la jurisprudence actuelle, l’ISS doit être calculé sur le prix réel du service, considérant l’activité notariale comme une prestation commerciale, non strictement personnelle.
Cette question, portée devant la Cour suprême, n’a pas été considérée comme méritant d’être tranchée en plénière par absence d’enjeu général. La tendance dominante reste donc la taxation sur la valeur du service.
Certains juristes estiment que cette interprétation trahit la spécificité de la fonction notariale, qui selon eux devrait relever du régime personnel. Pourtant, les chances de succès d’une contestation en justice restent faibles au vu de la jurisprudence bien établie des hautes juridictions.
Deux autres aspects méritent d’être signalés : le transfert de la charge de l’ISS et la succession fiscale. Si une commune impose explicitement le transfert de la taxe au client final, le notaire doit intégrer ce surcoût dans sa facturation. En cas de changement de titulaire d’une étude, l’ancien notaire reste responsable personnellement des dettes d’ISS sur la période écoulée.
Dernier point : la gestion des actes gratuits (naissances, décès…). La Constitution prévoit leur gratuité pour tous, mais les notaires sont indemnisés par l’État. Certains conseils municipaux ont voulu inclure ces indemnités dans l’assiette de l’ISS, alors qu’il s’agit d’un simple remboursement et non d’une rémunération effective. L’article 28 de la loi 8.935/1994 soutient cette interprétation. Si ces montants sont néanmoins intégrés à la base de calcul, une action en justice demeure possible.
Pour résumer les spécificités de l’ISS chez les notaires, voici les points à retenir :
- L’ISS s’applique aux activités notariales ;
- La base de calcul retenue est aujourd’hui le prix du service, même si la question reste débattue ;
- Le transfert de la taxe au client s’impose si la réglementation municipale l’exige ;
- En cas de succession, l’ancien titulaire reste personnellement redevable des dettes d’ISS ;
- Les indemnités reçues pour les actes gratuits ne doivent pas être intégrées à la base de l’ISS. Si elles le sont, une contestation judiciaire demeure envisageable.
Cotisations sociales : sécurité sociale et INSS
Les notaires cotisent au régime général de la sécurité sociale (INSS) en tant que travailleurs indépendants. Le décret n° 3048/1999 définit ce statut : la contribution s’effectue individuellement dès réception de la concession pour l’exercice de la mission.
Deux options de cotisation existent :
- Le versement de 20% sur la rémunération brute déclarée au livre de caisse, dans la limite du plafond de la sécurité sociale ;
- L’option simplifiée à 11% du salaire minimum, ouvrant droit à une couverture de base mais excluant la retraite pour ancienneté.
Le choix du mode de cotisation n’est pas anodin : il détermine les droits futurs, notamment en matière de retraite.
Déductions fiscales via le livre de caisse
En tant qu’indépendants, notaires et registraires ont la possibilité de déduire certaines charges de leur revenu imposable en tenant un livre de caisse. Ce document auxiliaire, facultatif mais précieux, recense toutes les recettes et dépenses professionnelles. Il permet une gestion précise et une optimisation légale de la fiscalité dans la déclaration annuelle.
L’article 68 du décret n° 9.580/2018 inclut explicitement les notaires parmi les professionnels pouvant bénéficier de ce mécanisme. Parmi les dépenses déductibles, on retrouve :
- Les salaires et rémunérations versées aux employés employés dans l’étude ;
- Les honoraires et frais payés à des tiers pour le fonctionnement du service ;
- Les dépenses indispensables à la maintenance de l’activité : électricité, eau, paiement de l’ISS, frais comptables ou juridiques, etc. Le critère déterminant reste la nécessité de la dépense pour assurer l’activité professionnelle.
Cependant, certaines dépenses sont explicitement exclues des déductions. C’est le cas :
- Des achats de matériel professionnel, mobilier, équipements informatiques ;
- Des quotas d’amortissement relatifs aux installations ;
- Des loyers ;
- Des frais de déplacement, transport, stationnement, entretien de véhicules, assurances et taxe IPVA.
Autre point souvent discuté : les versements effectués par les notaires aux organismes publics ou aux États pour financer divers services (sécurité, santé, éducation, fonds sociaux, etc.). Dans de nombreux États, ces transferts sont une condition du maintien de la concession notariale. D’un point de vue pratique, leur non-paiement peut entraîner la révocation de la délégation. Pour certains fiscalistes, ces montants devraient donc être considérés comme des charges déductibles. Néanmoins, l’administration fiscale n’a pas encore tranché officiellement sur leur prise en compte dans le livre de caisse.
Avant toute démarche, il est donc prudent de vérifier la position de l’administration en cas de contrôle. Mieux vaut anticiper que se retrouver à justifier une déduction contestée.
Ceux qui souhaitent approfondir le débat ou partager leurs interrogations peuvent laisser leur message en commentaire. Pour suivre les analyses et les conseils pratiques du cabinet, retrouvez-nous sur Facebook, Instagram et Youtube.
Crédit photo : les images de cet article proviennent de pixabay.com.
